· Data entry di tutto l'archivio sanzioni da importare dagli archivi dei software gestionali dei precedenti gestori del servizio, in modo che la Polizia Municipale debba accedere ad un unico software gestionale per la visualizzazione e consultazione storica degli atti;

§ Fornitura e aggiornamento costante del software gestionale, erogato in ambiente web, in base alle modifiche apportate alla normativa in materia di circolazione stradale. I costi delle modifiche che eventualmente si rendessero necessarie, anche per future esigenze funzionali o normative, saranno a carico dell’Aggiudicatario.

§ Raccolta delle informazioni provenienti dai dati e dalle immagini relative alle violazioni stradali accertate mediante l’utilizzo di strumenti elettronici e loro inserimento (data entry) nel sistema gestionale (applicativo WEB) proposto dall’offerente.

§ Assistenza al Comando di P.M. per l’individuazione dei dati anagrafici e fiscali del destinatario del procedimento sanzionatorio presso il Pubblico Registro Automobilistico, la Motorizzazione Civile e le Anagrafi dei Comuni italiani (siatel), attraverso le convenzioni del Committente già in essere con gli stessi servizi o che lo stesso si impegna a stipulare e mantenere attive per tutta la durata dell’appalto.

§ Preparazione minuta del verbale da redigere e sottoscrivere a cura del verbalizzante secondo le disposizioni e personalizzazioni del Comando di P.M.

§ Preparazione e formattazione del flusso di dati per la stampa dei verbali in A4, formato Pdf, Doc, Rtf, , apposizione del codice a barre per il tracking postale, abbinamento di n. 2 bollettini di CCP 896 stampati su un’unica pagina, di cui uno con l’indicazione della somma pari al minimo della sanzione edittale ed il secondo con la riduzione su tale somma del 30%, imbustamento, formazione distinta postale per la spedizione;

§ Predisposizione dei moduli informatici necessari alla notifica a mezzo PEC;

§ Digitalizzazione cartoline A/R (mod.23L) con relativa registrazione delle stesse nel relativo fascicolo digitale;

§ Digitalizzazione e registrazione delle Comunicazioni di Avvenuto Deposito (CAD) e Comunicazioni di Avvenuta Notifica (CAN);

§ Verifica della ritualità della notifica ai sensi di legge, preparazione atti per eventuale rinotifiche, anche a mezzo messi comunali e pec

§ Reperimento dati proprietari dei veicoli con targa straniera mediante apposite ricerche presso gli Stati esteri o UE, tramite ambasciate o consolati;

§ Digitalizzazione, stampa, notifica dei verbali indirizzati a soggetti residenti all'estero, digitalizzazione notifica;

§ Gestione pagamenti soggetti all'estero mediante canali di pagamento internazionali;

§ Digitalizzazione, stampa e notifica di eventuali sanzioni accessorie a soggetti residenti all'estero come eventuali provvedimenti di inibizione alla guida in Italia o provvedimenti riguardanti i veicoli;

§ Provvedimenti consequenziali per mancato pagamento soggetti residenti all’estero;

§ Registrazione e rendicontazione dei pagamenti;

§ Raccolta delle istanze di annullamento o di sgravio;

§ Lettera di sollecito, al responsabile, per mancato o insufficiente pagamento della sanzione amministrativa, da predisporre annualmente e comunque almeno quattro mesi prima della formazione dell’elenco dei morosi;

§ Predisposizione della lista dei soggetti che non hanno assolto l’obbligo del pagamento della contravvenzione ai fini della formazione di un elenco dei morosi per l’avvio delle attività da riscossione coattiva nelle modalità che l’Ente riterrà di adottare, relativamente alle contravvenzioni elevate a decorrere dalla data di affidamento del servizio;

§ Comunicazione al Responsabile del Servizio o Suo incaricato dei casi di applicazioni di sanzioni accessorie;

§ Ogni altra attività funzionale all’oggetto della gara.

§ gestione delle comunicazione dati del conducente, con relativo inserimento del Trasgressore, predisposizione alla ristampa per la rinotifica, digitalizzazione documento.

§ preparazione e gestione dei verbali ex 126-bis, 2° comma.

§ Predisposizione documentale per la decurtazione punti.

§ Gestione delle Sanzioni accessorie (sospensione della patente) con relativa generazione del documento, predisposizione per la stampa del documento e relativa digitalizzazione.

§ Generazione della comunicazione al Prefetto riguardante la sospensiva della patente, con relativa digitalizzazione del documento.

§ Gestione dei procedimenti, laddove dall’originario verbale scaturiscano ulteriori eventuali contestazioni di violazione del Codice della Strada, come, ad esempio, il mancato aggiornamento del titolo di proprietà o la mancata esibizione di documenti;

§ Digitalizzazione dei documenti cartacei relativi ai procedimenti amministrativi in corso fatti pervenire dagli utenti a qualsiasi titolo (moduli,comunicazioni varie, aggiornamenti proprietà, etc.) e collegamento indicizzato degli stessi al relativo fascicolo/scheda del verbale raggiungibile attraverso il sistema gestionale (applicativo Web).

§ Visualizzazioni ex art. 180 e art. 180/8 in caso di invito di presentazione documentazione.

§ Scannerizzazione di tutta la documentazione cartacea inerente il procedimento sanzionatorio e comunicazioni utente;

§ Archiviazione della documentazione cartacea e collocazione della stessa in magazzino indicato dall’ente;

§ Fornitura di almeno due addetti per la gestione delle attività connesse al ciclo sanzionatorio ed attività di back office e di fronte office, quale ricevimento al pubblico, gestite direttamente dal Comando Polizia Municipale di Cellole;

§ Fornitura di arredi, attrezzature hardware e software e di materiale di cancelleria e quanto altro necessario all'espletamento del servizio affidato;

§ Backup dei dati registrati sul server web base in modo da assicurare la conservazione dei dati e consentire il passaggio degli stessi al successivo gestore o al Comando di polizia municipale di Cellole;

§ Attività di assistenza post ruolo. In particolare gestione del dopo ruolo pagamenti discarichi e reiscrizioni

L’Aggiudicatario dovrà fornire un software gestionale che dovrà essere fruibile a mezzo protocollo “https” per un numero di utenti illimitato, con licenza d’uso valida per tutta la durata contrattuale.

L’aggiudicatario dovrà provvedere alla formazione del personale dell’Ufficio di Polizia preposto all’utilizzo del programma stesso.

La Ditta dovrà inoltre:

- Garantire l’aggiornamento del software fornito in relazione a nuove disposizioni di legge per tutta la durata contrattuale;

- Tutte le informazioni tecniche sulla struttura e sul funzionamento del software applicativo devono essere fornite gratuitamente, costantemente e tempestivamente al committente nella loro versione più aggiornata;

- il software proposto dovrà essere erogato in ambiente Web;

- l’interfaccia utente, i menù ed i report dell’applicativo Gestionale devono essere in lingua italiana.

Il software gestionale proposto dovrà, inoltre, prevedere le seguenti specifiche funzionali minime:

- gestione preavvisi di accertamento;

- gestione integrata delle violazioni destinate a soggetti sia residenti sul territorio nazionale che internazionale;

- gestione integrata della notificazione a mezzo PEC;

- gestione verbali ex articolo 126 bis C.d.S.;

- gestione verbali ex articolo 142 C.d.S. con possibilità di personalizzazione delle descrizioni con la specifica dei rilevatori utilizzati, della velocità rilevata, della percentuale detratta per legge e della velocità contestata;

- gestione verbali ex articoli 180-181 C.d.S. con generazione automatizzata delle contestazioni per inottemperanza a presentare documenti (art. 180 c. 8 C.d.S.);

- gestione di stampe personalizzabili da gestire direttamente dall’Ufficio di Polizia Municipale con collegamenti automatizzati a tutti i dati dei verbali;

- garantire la interoperabilità con i sistemi di pagamento in uso presso l’Ufficio di Polizia;

- gestione completa di tutti gli articoli del C.d.S;

- gestione archivi anagrafici (Agenti, stradari, etc.);

- gestione e memorizzazione delle variazioni normative;

- gestione automatizzata della decurtazione punti patente;

- gestione ricorsi autorità amministrativa e/o giudiziaria divisa per tipologia (Giudice di Pace, Prefetto, Sindaco o Dirigente, etc.);

- gestione statistiche personalizzate e reportistica.

- Gestione e stampa sanzioni amministrative non cds.

Il sistema dovrà, inoltre, consentire al Comando di verificare lo stato di avanzamento di ciascun procedimento sanzionatorio e di controllare la relativa documentazione.

Per tutta la durata dell’appalto e senza oneri aggiuntivi dovrà essere previsto un servizio di assistenza sia sul software di gestione che sul servizio prestato.

Il servizio di assistenza dovrà comprendere almeno le seguenti attività:

- assistenza telefonica per eventuali problemi o malfunzionamenti relativamente ai programmi forniti mettendo a disposizione un numero telefonico al quale rivolgersi tutti i giorni feriali e senza interruzioni per fasce orarie di apertura dell’Amministrazione Comunale da concordarsi con l’Aggiudicatario;

- aggiornamenti normativi del software di gestione ogni qualvolta necessario prima dell’entrata in vigore della modifica, in modo da non inficiare il lavoro dell’Ente;

- interventi per eliminare eventuali anomalie;

- aggiornamenti del sistema di gestione ogni qualvolta l’Ufficio di Polizia lo ritenga necessario per il perfetto funzionamento del sistema senza oneri aggiuntivi;

Lo svolgimento delle attività e dei servizi sarà unico e inscindibile e verrà affidato in modo esclusivo al Soggetto Aggiudicatario. Il servizio dovrà essere svolto con assoluta regolarità e puntualità. Il personale, impiegato dall’Aggiudicatario non avrà rapporto di dipendenza con l’Ente.

L’Aggiudicatario dovrà conformare le proprie attività al D.Lgs. 196/2003 "Codice in materia di protezione dei dati personali" ed al GDPR 679/2016, alla Legge n. 241/90 sul procedimento amministrativo e diritto di accesso, al DPR n. 445/00 sulla documentazione amministrativa e alle loro successive modificazioni. In particolare, dovrà, sui dati trattati, rispettare rigorosamente il segreto d'ufficio e vigilare che anche il personale dipendente si comporti in ossequio alla predetta normativa e non riveli a terzi il contenuto degli atti trattati. Resta inteso che l’Aggiudicatario dovrà improntare lo svolgimento della propria attività anche al rispetto della restante normativa, pur se non esplicitamente richiamata ma comunque applicabile all'attività espletata.

L’Aggiudicatario “solleverà” l’Ente da qualsiasi responsabilità e danno eventualmente conseguenti alle attività dallo stesso svolte difformemente da quanto prescritto nel presente appalto di servizio.

IL personale del servizio dovrà svolgere 235 ore settimanali.