Gara - ID 411

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Commissione valutatrice

Chiarimenti

1. 27/01/2021 13:02 -

   La documentazione di gara prevede la fornitura di un sistema web-based DMS erogato in modalità SaaS e qualificato presso il Marketplace AgID, nonché il versamento in conservazione dei documenti informatici prodotti e gestiti dal DMS per la durata del servizio. Essendo queste due attività distinte tra loro, si chiede conferma che la qualifica presso il Marketplace AgID sia richiesta unicamente per il succitato DMS.

   
   
   

   A decorrere dal 1 aprile 2019, le PA potranno acquisire esclusivamente servizi IaaS, PaaS e SaaS qualificati da AgID e pubblicati nel Cloud Marketplace (Circolari AgID n. 2/2018 e n. 3/2018).

   Pertanto, come definito nella documentazione di gara, è previsto che l’Aggiudicatario dovrà fornire un sistema web-based di gestione documentale (Document Management System - DMS) in cloud per la memorizzazione dei documenti informatici prodotti con l’attività di dematerializzazione delle pratiche edilizie.

   Suddetto DMS dovrà essere disponibile come servizio qualificato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (c.d. AgID) sul proprio catalogo dei servizi Cloud (Cloud Market Place AgID) all’URL https://cloud.italia.it/marketplace/show/all?searchCategory=SaaS.

   Le PA, altresì, sono tenute a conservare tutti i documenti informatici prodotti con il sistema DMS, in un sistema di conservazione a norma, ai sensi dell’art. 44 del CAD.

   Tale sistema di conservazione, (che è ovviamente diverso dal sistema DMS), dovrà assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, dei documenti informatici conservati, secondo le modalità indicate nelle vigenti Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

   Nel caso specifico, tutti i documenti informatici del Comune gestiti con il sistema web-based DMS, dovranno essere trasmessi, almeno una volta l’anno, in un sistema di conservazione a norma, sotto la supervisione di un responsabile della conservazione (art. 44, cc. 1-bis e 1-quater del CAD).

   Per svolgere tale attività il soggetto gestore pubblico o privato del sistema di conservazione dovrà essere accreditato da AGID con le modalità definite dalla Circolare n. 65/2014.

   29/01/2021 11:03
2. 01/02/2021 17:08 - Con la presente si richiedono i seguenti chiarimenti:
   1. Il D.Lgs. 42/2004 - art. 20, comma 2 (così come modificato dal D.Lgs. 62/2008) sancisce l’impossibilità di smembrare gli archivi; all’art. 16 del disciplinare di gara, punto 1.1 della tabella indicante i criteri di valutazione dell’offerta tecnica si chiede il numero dei depositi a disposizione dell’azienda partecipante. Quindi, è possibile stoccare l’archivio fisicamente in più siti tra loro distanti oppure si attribuisce comunque il punteggio massimo indicando che l’archivio verrà stoccato in unico sito con i relativi metri lineari a disposizione per la presa in carico di ulteriore documentazione fisica in futuro?

   2. All’art. 16 del disciplinare di gara, punto 6.3 della tabella indicante i criteri di valutazione dell’offerta tecnica, vengono assegnati 2 punti per il possesso della certificazione BS OHSAS 18001. Si chiede conferma se è possibile presentare la certificazione equivalente ISO 45001, che subentrerà allo standard BS OHSAS 18001, ed avere comunque l’assegnazione del punteggio massimo di n. 2 punti con la suddetta certificazione.

   3. L’art. 3 del disciplinare riporta che il DUVRI redatto dal Comune non rileva oneri da interferenze, mentre nella tabella del quadro economico successivo vengono indicati gli oneri per la sicurezza (non soggette a ribasso) pari ad € 400,00. Si chiede di chiarire tale aspetto.

   4. In ordine al requisito richiesto di capacità economica e finanziaria indicato all’art. 11.2, punto B) del Disciplinare “fatturato minimo annuo complessivo non inferiore a 500.000,00 euro IVA esclusa nel settore oggetto dell'appalto, per ognuno degli ultimi 3 anni (2018, 2019, 2020).”, l’art. 83, c. 4 del D.Lgs. 50/2016 e s.m.i. prevede che le Stazioni Appaltanti possano richiedere un fatturato minimo annuo anche nel settore di attività oggetto dell’appalto. Il comma 5 dello stesso articolo prevede che il fatturato minimo “non può comunque superare il doppio del valore stimato dell’appalto, calcolato in relazione al periodo di riferimento dello stesso, salvo in circostanze adeguatamente motivate relative ai rischi specifici connessi alla natura dei servizi e forniture, oggetto di affidamento.”. Il fatturato minimo annuo richiesto pari a € 500.000,00 non è un requisito attinente e proporzionato all’impegno dell’appalto ed è notevolmente superiore al doppio. A questo proposito si chiede alla stazione appaltante di precisare tale requisito richiesto.

   
   
   
   1. L’art. 16 del disciplinare definisce le modalità di valutazione delle offerte e di attribuzione del punteggio assegnando al fattore qualità fino al massimo di 80 punti ed al fattore prezzo fino al massimo di 20 punti. Per quanto concerne la valutazione qualitativa dell’offerta, sono stati individuati n. 7 indicatori per l’attribuzione del punteggio. L’indicatore n. 1 riguarda la valutazione delle caratteristiche fisiche dell’azienda e delle relative sedi operative. Tra gli elementi di valutazione dell’indicatore n. 1 vi è la “Dimensione e la struttura dell’azienda” (punto 1.1 della tabella); per l’attribuzione del punteggio su questo elemento vi è anche il criterio del numero di sedi operative distribuite sul territorio italiano. Tale criterio va inteso come estensione capillare dell’azienda nel territorio italiano volto a misurare la dimensione, l’operatività della stessa nonché l’esperienza aziendale maturata sull’attività di gestione della consistenza delle pratiche cartacee di un archivio fisico oggetto dell’appalto. Pertanto, suddetto criterio di valutazione è completamente slegato dal contesto comunale di riferimento e quindi dai requisiti di progetto da presentare da parte dell’operatore economico (OE). Quindi, il punteggio verrà attribuito all’OE titolare di più sedi operative distribuite sul territorio italiano, fermo restando l’obbligo da parte dell’OE di depositare l’archivio fisico dell’Ente in un unico sito in modo da evitare smembramenti, così come previsto dall’art. 20, c. 2 del D.Lgs. 42/2004 e s.m.i..
   2. La risposta è affermativa. Con il possesso della certificazione ISO 45001, così come con la certificazione standard BS OHSAS 18001, verrà attributo il punteggio massimo di n. 2 punti.
   3. Il disciplinare all’art.3 che indica il DUVRI redatto dal Comune, ai sensi dell’art. 26 del D.Lgs. 81/2008 e del D.Lgs. 106/2009, vuole indicare che lo stesso documento non individua specifiche caratteristiche dell’attività lavorativa oggetto dell’appalto che costituiscono potenziali elementi di rischio da interferenza tra i dipendenti comunali e i dipendenti dell'azienda che svolgono le operazioni di estrazione, movimentazione e trasporto, trattamento e ricollocazione, dei documenti analogici degli archivi comunali. Mentre, gli oneri da interferenze indicate nella tabella Quadro Economico, punto A.2, di importo pari a Euro 400,00 rappresenta il valore del calcolo stimato delle spese che l’azienda appaltatrice sostiene per i dipendenti incaricati di eseguire le operazioni di estrazione, movimentazione e trasporto, trattamento e ricollocazione, dei documenti analogici degli archivi comunali, quali ad esempio per le l’attuazione delle misure antiCovid-19 (acquisto mascherine, guanti, prodotti igienizzanti, etc.).
   4. Si precisa che il fatturato minimo complessivo richiesto non inferiore a 500.000,00 euro IVA esclusa nel settore oggetto dell'appalto, è riferita alla somma del fatturato degli ultimi 3 anni (2018, 2019, 2020).
   04/02/2021 17:56
3. 02/02/2021 15:15 - Si richiedono i seguenti chiarimenti:
   1. Specificare il quantitativo medio di fascicoli, documenti e pagine per ogni faldone.
   2. Specificare la tipologia (carta chimica, pergamene e materiale fotografico), e i formati di carta (n. formati A0, A4 ed A3) presente nei fascicoli da sottoporre al processo di dematerializzazione con il relativo quantitativo di faldoni ed incidenza espressa in percentuale sul totale della consistenza dei documenti analogici degli archivi dell’Ente oggetto dell’appalto.
   3. Se i fascicoli presentano documenti con spillatura e se gli stessi devono essere nuovamente spillate a conclusione della fase di dematerializzazione con la relativa ricomposizione dei fascicoli.
   4. Quali siano le misure ed il numero delle scatole archiviate presso il sito di CISIA PROGETTI.
   5. Se le attività di riordino e di inventario sommario devono essere effettuate esclusivamente per i faldoni degli archivi presenti in Comune oppure anche per gli archivi del sito di CISIA PROGETTI.
   6. Confermare se l’attività di dematerializzazione deve essere svolta presso i centri operativi dell’appaltatore.
   7. Confermare se per i faldoni degli archivi dell’Ente, quali oggetto dell’attività di dematerializzazione, deve essere prevista l’attività di ricollocazione degli stessi.
   8. Confermare se l’operatore economico uscente fornirà il database dell'inventario dei fascicoli in deposito al nuovo operatore economico aggiudicatario.
   9. Le scatole attualmente archiviate presso CISIA PROGETTI sono dotate di un codice identificativo univoco riportato sotto forma di etichetta Barcode.
   10. Quante sono le richieste di accesso agli atti nell’arco dell’anno, quanti soggetti richiedono la spedizione del documento cartaceo e a che livello di servizio.
   
   
   
   1. Per quanto riguarda il quantitativo medio dei fascicoli per ogni faldone, si rimanda alla consultazione attenta dell’Allegato B – Descrizione degli archivi oggetto di digitalizzazione. Mentre per quanto concerne la quantità media delle pagine dei documenti possiamo stimare tra i 1.000 e 1.200 fogli a faldone.
   2. La tipologia dei documenti presenti nei fascicoli è costituita dal 95% di carta comune e dal 5% di altre tipologie come, ad esempio, la carta fotografica.
   3. La risposta è affermativa. I fascicoli sono costituiti da documentazione spillata che, a conclusione del processo di dematerializzazione, vanno correttamente spillati e ricomposti come in origine.
   4. Come riportato nell’Allegato B – Descrizione degli archivi oggetto di digitalizzazione - Tabella 1, nel sito di CISIA PROGETTI ci sono n. 3.040 scatole da 0,6 m (60 cm) e n. 752 scatole da 0,4 m (40 cm).
   5. L’attività di riordino e di inventario è previsto per tutti gli archivi oggetto dell’appalto.
   6. La risposta è affermativa. L’attività di dematerializzazione deve essere svolta presso i centri operativi dell’appaltatore.
   7. La risposta è affermativa. Per per i faldoni degli archivi dell’Ente, quali oggetto dell’attività di dematerializzazione, deve essere prevista l’attività di ricollocazione degli stessi.
   8. La risposta è negativa. L’operatore uscente non fornirà il database dell'inventario dei fascicoli in deposito al nuovo operatore economico aggiudicatario.
   9. Le scatole attualmente sono dotate di etichetta Barcode. Tuttavia, le stesse (scatole) non saranno consegnate. Il materiale cartaceo sarà consegnato a bocca di magazzino su pallet, coadiuvato da un elenco di riscontro della documentazione stoccata.
   10. Mediamente le richieste di accesso agli atti sono: nel 2018 n. 581 richieste, nel 2019 n. 521 richieste e nel 2020 905 richieste. Si stima che i soggetti che richiedono la spedizione cartacea sono mediamente il 20% sul totale dei richiedenti. Il livello di servizio stabilito è entro le 24/48 ore dalla richiesta.
   05/02/2021 13:44

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